Nieuws Algemeen

Vacature Medewerker ICT ondersteuning ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden in Parijs (35 uur per week)

bereikbaarDe Afdeling Operationeel Management van de Nederlandse ambassade in Parijs is op zoek naar een medewerker ICT ondersteuning.

 

Functieomschrijving

De medewerker is lid van het team Operationeel Management (OM) dat consulaire, administratieve en ondersteunende werkzaamheden verricht voor de Nederlandse ambassade in Parijs en onder leiding staat van de Operationeel Manager. De medewerker staat ook in nauw contact met de andere medewerkers op de afdeling Operationeel Management.

De medewerker ICT ondersteuning verricht primair ICT- en ICT gerelateerde werkzaamheden. De klassieke manier van ICT ondersteuning is de afgelopen jaren drastisch veranderd: de eerstelijns ondersteuning en beantwoording van vragen van medewerkers wordt op afstand door een helpdesk in Den Haag verzorgd, waarbij wordt aangestuurd op een hoge mate van (digitale) zelfredzaamheid van de medewerkers. De ICT medewerker verleent op de post o.a. ondersteuning bij vragen betreffende (mobiele) telefonie, tablets en audiovisuele apparatuur.

De medewerker informeert de Operationeel Manager over ICT (gerelateerde) zaken, informatievoorziening en digitalisering en is het eerste aanspreekpunt voor de op de post aangestelde gebruikersondersteuners die betrokkene op onderdelen kunnen vervangen bij afwezigheid of die kunnen worden ingezet als extra ondersteuning bij grootschalige ICT-gerelateerde projecten. De medewerker is verantwoordelijk voor de kennis bij deze gebruikersondersteuners. De medewerker is eveneens aanspreekpunt voor de regionale Informatiemanagement- en beveiligingsspecialist (IM&B) en het centrale ICT servicepunt in Den Haag.

 

Taken

De taken zijn aan verandering onderhevig. Een illustratie van voorkomende taken voor deze functie zijn:

 

  1. Beheer van ICT, telecommunicatie en evt. beveiligingssystemen, waaronder:
  • Het onderhouden van de serverruimte en het uitvoeren van werkzaamheden in samenwerking met en/of onder begeleiding van externe ICT-leveranciers.
  • Het periodiek testen van noodcommunicatie systemen;
  • Beheer en ondersteuning consulaire systemen en systemen op de residentie.

 

  1. Het (administratief) beheren van ICT-hardware op de post, waaronder:
  • Uitgifte, inname en afstoting van ICT-apparatuur;
  • Voorraadbeheer en inventarisatie ICT-apparatuur incl. audiovisuele middelen als beamer, tv, VC apparatuur e.d.;
  • Kluis- en sleutelbeheer
  • Beheer (en uitgifte van passen voor) toegangssystemen.
  • Het ondersteunen van ICT-technische werkzaamheden
  • Het communiceren, monitoren en handelen bij post-/afdeling-brede storingen.

 

  1. Aanspreekpunt op het gebied van ICT: op de post, Servicepunt in Den Haag en afdelingen op BZ, externe ICT leveranciers en de IM&B specialist in Brussel:
  • Aanspreekpunt ICT voor medewerkers op de post, op de Ministeries in Den Haag, de IM&B specialist in Brussel, externe ICT-leveranciers en ICT-missies.
  • Het waar nodig coördineren van ICT-projecten (lokaal en vanuit BZ geïnitieerd)
  • Ondersteuning v.w.b. inkoop en aanbesteding van (mobiele) telefonie en internet onder verantwoordelijkheid van de Operationeel Manager en in overleg met inkoopadviseurs Den Haag: voorbereiding keuze leveranciers, opdrachten & aanbesteding en opstellen contracten
  1. Ondersteuning op het gebied van informatiebeheer, waaronder:
  • Het ondersteunen van de OM en de afdelingen op de post bij het informatiebeheer van de op de post gebruikte digitale samenwerkingsruimten.
  • Analyseren van de informatiebehoefte op de post en het optimaliseren van de procesmatige en technische invulling daarvan (o.a. door het initiëren van vernieuwingsprojecten)
  • Ondersteunen bij procesverbeterings- en veranderingsinitiatieven gericht op optimaliseren van informatiestromen
  • Ondersteuning bij het leveren van managementinformatie, rapportages en applicaties daarvoor.
  • Het pro actief bijdragen aan de vergroting van kennis en vaardigheden van de gebruikers op ICT gebied en bijdragen aan de digitale vaardigheden door interne opleidingen en presentaties
  • Het pro actief bijdragen aan bewustwording op het gebied van informatiebeveiliging o.a. door interne opleiding en presentaties;
  • Het pro actief meedenken en ondersteunen van de post op het gebied van informatieveiligheid en cyber security;
  1. Overige taken
  • Overige taken op verzoek van de Operationeel Manager/leiding post.

____________________________________________________________________

 

Team waarin gewerkt wordt

De ambassade vertegenwoordigt de Nederlandse regering in Frankrijk op tal van gebieden: politiek en veiligheid, economie, landbouw en innovatie, cultuur en communicatie, etc. Daarnaast zijn in het pand ook de permanente vertegenwoordigingen bij de internationale organisaties OESO en de UNESCO gehuisvest. De post Parijs telt circa 70 medewerkers, waaronder vertegenwoordigers van meerdere Haagse departementen en een wisselend aantal stagiairs. De post heeft clusters op het gebied van o.a. politiek en veiligheid, economie, landbouw en innovatie, cultuur en communicatie, defensie, politie en consulaire zaken en operationele zaken. Frankrijk kent een gemeenschap van naar schatting 60.000 Nederlanders, die in de vakantieperiodes aanzienlijk toeneemt.

 

De afdeling Operationeel Management is onderdeel van de post Parijs en bestaat uit ca 20 medewerkers. Er deel van het cluster interne zaken wordt aangestuurd door de coördinator Interne Zaken (een receptioniste, een medewerker logistiek en facility management, 3 chauffeurs en een medewerkers in dienst van de post op de residentie). De afdeling Operationeel management heeft daarnaast een stafbureau HR/FZ en een medewerker ICT ondersteuning en een consulair cluster met een aparte coördinator consulair. De medewerker ondersteuning ICT legt direct verantwoording af aan de operationeel manager maar werkt nauw samen met het cluster Interne Zaken. Er wordt flexibel en toegewijd samengewerkt.

 

Waar zijn we naar op zoek?

De gezochte medewerker (m/v) is flexibel, stressbestendig, pro-actief, analytisch en kan goed organiseren/plannen en prioriteiten stellen. Hij of zij is klantgericht, enthousiast, discreet, kan makkelijk schakelen en is in staat zijn werk met grote mate van zelfstandigheid te vervullen maar ook samen te werken op onderdelen en waar nodig/gewenst. Hij/zij heeft goede affiniteit met en interesse voor IT, hardware en software, en bij voorkeur een gedegen IT basis en is bereid en in staat de kennis van ICT ontwikkelingen bij te houden en over te brengen op collega’s. Hij/zij is in staat de gebruikers van ICT op de post met een grote mate van zelfstandigheid en klantgerichtheid te ondersteunen of door te verwijzen.. Hij/zij schroomt niet om voorstellen ter bewaking, verbetering en vernieuwing van de ICT-infrastructuur te doen en kan dit op een effectieve wijze uitvoeren. De geschikte kandidaat verdiept zich doorlopend in de informatiebehoeften van de organisatie en weet deze vraag om te zetten naar concrete verbeterprojecten.

 

Daarnaast gelden de volgende functievereisten :

  • MBO op ICT gebied of MBO of werk- en denkniveau en/of een vergelijkbaar opleidingsniveau
  • Ruime kennis van de Nederlandse, Franse en Engelse taal in woord en geschrift.

 

Naast deze functie-specifieke competenties gelden de volgende specifieke vaardigheden:

  • Klantgerichtheid
  • Plannen en organiseren
  • Organisatiesensitiviteit
  • Initiatief
  • Resultaatgerichtheid
  • Zelfontwikkeling
  • Analytisch denken

 

Wat bieden wij?

De ambassade biedt een contract voor onbepaalde tijd, met een proeftijd van twee maanden.

 

Heeft u belangstelling?

Stuur uw motivatiebrief en CV uiterlijk 30 september 2020 naar [email protected].